Excel ontgroeid

Strukton Rail maakte RI&E’s voor onderhoudswerkzaamheden en projecten in Excel. Dat ging prima, totdat de sheets steeds complexer werden. Meer activiteiten, meer regelgeving. Een goede Risico Inventarisatie maken in Excel werd een flinke klus. Werkvoorbereiders moesten heel veel gegevens invullen. De veiligheidsinstructies voor de spoorwerkers waren lang, met veel meer informatie dan ze nodig hadden voor hun werk. Erik van Norden legt uit: “Om dit op te lossen hebben we een nieuwe methodiek ontwikkeld. Van kansberekening - wat is de kans dat een situatie onveilig is - naar inzicht vooraf: wat is de lokale spoorsituatie, welke werkmethode gebruiken we, en hoe stemmen we onze veiligheid daarop af? Deze methodiek, die beter beheersbaar en efficiënter was, gaf de doorslag voor het ontwikkelen van Iworkx Veiligheidsplan.”

Beheersbare open-source oplossing

Gerard Keizer: “Onze nieuwe oplossing moest uitgaan van een beheersbare databasestructuur. Daar waren we in Excel al naartoe gegroeid. Daarnaast wilden we dat het ingewikkelde rekenwerk ‘onder de motorkap’ van de tool zou gebeuren. Dat betekende immers tijdwinst en gebruiksgemak voor de werkvoorbereiders. Bovendien wilden we een open-source-oplossing. Dat paste bij onze bestaande IT-omgeving en je betaalt bij open-source geen jaarlijkse licentiekosten. Ook dat telde.” Ibuildings bleek als specialist in PHP-ontwikkeling al snel de juiste partner. 

Concreet resultaat

Erik van Norden: “Wij hadden zelf al een demomodel ontwikkeld voor Iworkx Veiligheidsplan. Voorbeeldschermen, een databasestructuur en een ‘proof of concept’. Daarmee kon Ibuildings snel van start. Vanaf het begin hebben ze zich steeds op het eindresultaat gericht. Heel belangrijk, omdat ook bij ons de eindgebruiker centraal staat. Ze stelden kritische vragen, dachten logisch mee en maakten zich onze materie en onze manier van denken snel eigen. We zaten op één lijn.” Gerard Keizer vult aan: “Wat mij verder aansprak was hun ‘hands-on’-mentaliteit. Ze pakten onze informatie heel zelfstandig op en zetten die om in concrete voorstellen. Geen eindeloze discussies of papierwerk, maar gewoon laten zien wat je bedoelt.”

Iteratief ontwikkelen

Gerard Keizer had een duidelijk beeld van het projectverloop. Hij wilde een kleine projectgroep met direct betrokken mensen. Bovendien wilde hij zo snel mogelijk een werkende basistool met zichtbaar resultaat. Ibuildings speelde hierop in door iteratief te ontwikkelen. “Zij leverden steeds deelprojecten op, waardoor we draagvlak creëerden en goed overzicht hielden. Niet alleen op de scope van het project, maar ook op kosten en tijd. Ondanks enkele essentiële projectwijzigingen, zijn we binnen budget gebleven met genoeg ruimte voor de noodzakelijke testen. Daar lette Ibuildings bijvoorbeeld op. Het project bleef ook binnen de tijd. Als er al eens iets uitliep, lag de oorzaak niet bij Ibuildings, maar hadden we zelf meer tijd nodig,” vertelt Gerard Keizer.

Tijdwinst: een goede RI&E maken we nu in 5-10 minuten

Iworkx Veiligheidsplan is essentieel voor de veiligheid en risicobeheersing bij Strukton Rail. Het systeem brengt inzicht, zekerheid, tijdwinst en heldere communicatie. Erik van Norden: “We kennen nu vooraf alle specificaties, de risico’s en de maatregelen die we moeten nemen. En we weten 100% zeker dat alle veiligheidsmaatregelen voldoen aan de wet- en regelgeving, want de tool toetst elke maatregel direct met de wettelijke regelingen in de database. Niet geoorloofd? Dan moeten we het werk anders organiseren!” Gerard Keizer vult aan: “We zijn ook veel efficiënter geworden. Een goede RI&E maken we nu in 5 – 10 minuten, waar dat eerst 30 – 60 minuten was. Het rekenwerk gebeurt op de achtergrond. Ook past de veiligheidsinstructie nu op twee A4-tjes en bevat behalve aanrijd- en elektrocutiegevaar, ook de overige arbo-risico’s. Veel vollediger dan vroeger dus.”

1+1=3

Inmiddels werkt de hele organisatie met Iworkx Veiligheidsplan en zijn de gebruikers positief. Erik van Norden: "We houden wel voortdurend de vinger aan de pols en blijven mensen motiveren om alle veiligheidsregels die in de RI&E staan, na te leven. Dat gaat steeds beter, ook omdat we als organisatie moeite doen om feedback van gebruikers op te volgen. Met nieuwe functionaliteit in de software bijvoorbeeld." Gerard Keizer vult aan: "Wij hebben plannen om de tool naar onze buitenlandse vestigingen uit te rollen en daarna eventueel ook extern, naar andere organisaties binnen de spoorwegbranche. Samen met Ibuildings komen we steeds een stapje hoger. We versterken elkaar: wij met onze spoorwegkennis en duidelijke specificaties, zij met hun softwarekennis en ervaring. Zo bereiken we het '1+1=3-effect'." 

Terug naar overzicht