Sabine Zegwaart

Holacracy: wat betekent dat in onze dagelijkse praktijk?

Sabine Zegwaart

Bij Ibuildings werken wij samen en organiseren wij ons werk volgens de principes van Holacracy. Dus zonder top-down structuur. Met een werkomgeving waarin iedereen zelf verantwoordelijk is voor zijn werkzaamheden, binnen benoemde rollen. Zo houden we ons werk transparant en is voor iedereen duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is. Dit maakt de organisatie flexibel voor veranderingen. Maar wat betekent Holacracy in de praktijk?

“Ik houd mij hoofdzakelijk bezig met de boekhouding van Ibuildings en spring bij waar ik kan. Figuurlijk op een eilandje omdat ik zelfstandig dit werk uitvoer en ik enkel direct contact heb met het management. Dat voelt eenzaam en ik vind de onduidelijkheid die collega’s over mijn werkzaamheden hebben niet leuk.”

Schrik niet. Dit zou ik voor Holacracy gezegd hebben. Holacracy heeft de ‘spanningen’ weggenomen. Wij hebben nu rollen met verantwoordelijkheden en deze worden vervuld door één of meerdere collega’s. Zo werd goed duidelijk wat mijn Finance rol inhield en waar ik verantwoordelijk voor ben. Bovendien ben ik meer rollen gaan vervullen, ook aan de hand van werkzaamheden die ik al deed naast Finance. Bijvoorbeeld: Onboarding, werken aan Medewerkerstevredenheid en het zorgen voor Uitjes & Cadeautjes.Holacracy rollen
Zo is direct een aantal zaken opgelost, die in gesprekken over mijn doelen naar voren kwamen. Bijvoorbeeld ten aanzien van: transparantie/zichtbaarheid, zelfvertrouwen en diversiteit in het werk. Holacracy heeft mij persoonlijk dus al veel gebracht.

Ons werkoverleg na de komst van Holacracy

Als organisatie werken we nu een jaar volgens de Holacracy methode. Dat heeft inzichten vergroot en de onderlinge communicatie duidelijk een stuk verbeterd. Onder andere door de wekelijks meeting: het werkoverleg. Dit verloopt ongeveer zo: 

  1. We starten het werkoverleg met een Check-in. Dat is fijn, want zo kan iedereen nog even kwijt wat er in zijn hoofd speelt. Daardoor zit je met volle aandacht bij het overleg.
  2. Dan volgt de Checklist. Hier kunnen één of meerdere vragen op staan die met ja of nee beantwoord worden.
  3. Dan gaan we door naar de Metrics, opgesteld door de Leadlink en geeft eigenlijk in het kort weer hoe de Cirkel ervoor staat. Een voorbeeld van een Metric bij mijn eigen rol Medewerkerstevredenheid: maandelijks stellen wij medewerkers de vraag: “How happy are you at work?”. De uitkomsten worden weergegeven in een Metric. Ik geef daar een korte toelichting op.
  4. Dan volgen de Project updates voor een overzicht van de projecten per rol. De Facilitator leest de actieve projecten voor en de rolvervuller, geeft een korte update over wat er de laatste week is gebeurd. Anderen mogen vragen stellen, maar zonder discussie.
  5. Vervolgens bouwen we een agenda op: iedereen mag met één of twee steekwoorden spanningen noemen die besproken moeten worden. De Secretary noteert deze in het systeem (Wij gebruiken daarvoor GlassFrog). De Facilitator behandelt deze spanningen één voor één en vraagt: “Wat heb je nodig?” Het kan zijn dat een actie nodig is vanuit andere Rollen of hulp of informatie van de Cirkelleden. Tijdens deze ronde kunnen opkomende ‘spanningen’ nog worden toegevoegd aan de agenda. Als alle spanningen behandeld zijn, vraagt de Facilitator of er input is voor het Rollenoverleg.
  6. We sluiten het werkoverleg af met een Check-out ronde. We bespreken om de beurt wat we van het werkoverleg vonden.

Soms is er een rollenoverleg nodig

Bij Ibuildings hebben we er voor gekozen om wekelijks een rollenoverleg te hebben. Dit staat altijd ingepland, maar als er geen brandstof is (lees agendapunten) dan vervalt het rollenoverleg. Het werkoverleg gaat over het werk dat in de organisatie gedaan word, in het rollenoverleg gaat het juist over werken aan de organisatie. Hier kunnen nieuwe Rollen aangemaakt worden. Bijvoorbeeld als je terugkerend werk van een rol wilt kunnen verwachten dat niet onder een bestaande rol past. Of als je een rol wilt aanpassen. Het kan ook zijn dat een verkiezing gehouden moet worden voor de rollen Secretary, Facilitator of Rep Link. Want die rollen vervul je voor een bepaalde periode. Hierna word je opnieuw verkozen of gaat iemand anders de rol vervullen. Ik ben zelf Secretary geweest en nu Facilitator.

En hoe bevalt Holacracy?

Uiteraard was het flink wennen om te werken volgens de Holacracy methode. Er rezen vragen zoals: Is een wekelijks overleg niet wat veel? Is er dan echt geen manager meer?

Maar na een jaar kan ik zeggen: het bevalt heel goed! Voor mijzelf en voor de organisatie. Het werkoverleg geeft inzicht in hoe we ervoor staan, het geeft duidelijkheid over wat er speelt en waar iedereen aan werkt. Ik kan ‘spanningen’ kwijt, maar hoef niet per se te wachten tot het werkoverleg. Ik kan ze ook gewoon buiten het werkoverleg bespreken.

En nee: er is niet één beslissingsbevoegde. Wel is er een Leadlink, die onder andere de middelen toewijst van de Cirkel aan de verschillende projecten en rollen. Maar je hebt binnen je rol zelf de verantwoordelijkheden en vrijheid om de rol tot uitvoering te brengen. Daardoor kunnen we ‘Gaan als een Ferrari’, zoals we dat nu vaak noemen.

De omslag in een notendop

Als afsluiting van dit kijkje in onze 'keuken’, hieronder nog een overzicht van de verschillende begrippen en wat er verandert met Holacracy.

Naam Omschrijving Voorheen
Cirkel 
    


Een circel is een Rol die verder onderverdeeld is in Rollen om de
Purpose te realiseren.

Team of afdeling
 

Purpose

     
Dit is het ultieme doel dat bereikt
moet worden door de Cirkel of Rol, de bestaansreden van de rol.

Bestond voorheen niet expliciet, functie's waren vooral gericht op wat er gedaan moest worden en minder gericht op het doel van de werkzaamheden
Rol     

 

Een Rol is een organisatie- onderdeel met een beschrijvende naam en heeft
een Purpose en een of meer 'Verantwoordelijkheden'.
Functie

Circellid     

Iemand die invulling geeft aan een rol
die onderdeel is van een Cirkel.

Teamlid, collega
 
Facilitator     
Faciliteert het proces van het Rol- en Werkoverleg conform de spelregels
van Holacracy.
Voorzitter van de vergadering
 
Secretary     
Noteert de agendapunten en legt de formele administratie van de Cirkel
vast.
Notulist
 
Leadlink 

   

De Leadlink heeft de Purpose van de gehele cirkel. De Lead Link wijst
Rollen toe, heeft Rolfitgesprekken en gaat over de financiele middelen.
Manager

 
Rep Link     

Als er meerdere cirkels zijn dan heeft iedere subcirkel een Rep Link die de circelleden van de Subcirkel vertegenwoordigd in de bredere cirkel.

Bestond eigenlijk niet maar zouden we een Team vertegenwoordiger noemen
 

Meer weten?

Wil je meer weten over ons werk of mijn ervaringen met Holacracy? Mail mij gerust je vraag: sabine@ibuildings.nl.